Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels
(Dernière mise à jour : octobre 2005)
PRATIQUES DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS D'ASTRAZENECA CANADA
AstraZeneca Canada Inc. («AstraZeneca Canada») s'engage à réglementer la
collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels.
AstraZeneca Canada recueille, utilise et divulgue différents types de
renseignements personnels dans la conduite de ses activités commerciales,
notamment, des renseignements sur les professionnels de la santé (médecins,
pharmaciens et autres travailleurs de la santé), sur les patients, sur les
participants à des études cliniques, sur ses clients et sur ses employés.
AstraZeneca Canada recueille, utilise et divulgue les renseignements
personnels conformément aux dix principes équitables suivants portant sur les
renseignements personnels :
Principe 1 — Responsabilité
Principe 2 — Détermination des fins de la collecte des renseignements
- 2.1 AstraZeneca Canada recueille, utilise et divulgue les renseignements
personnels pour des raisons variées.
- 2.2 AstraZeneca Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et divulguer
les renseignements personnels sur les professionnels de la santé à des fins
commerciales légitimes, telles que le besoin de répondre à des exigences
réglementaires, de mener des études cliniques auxquelles les professionnels de
la santé ont choisi de participer, d'établir et de conserver un profil de
client, de vendre des produits et services d'AstraZeneca Canada, de répondre aux
demandes de renseignements sur les produits d'AstraZeneca Canada, de recommander
certains produits pour combler les besoins des professionnels de la santé, de
fournir aux professionnels de la santé des modèles d'évaluation clinique, de
mettre sur pied des programmes éducatifs ou autres et de les parrainer. En vue
d'atteindre ces objectifs commerciaux légitimes, AstraZeneca Canada peut, à
l'occasion, divulguer les renseignements personnels sur des professionnels de la
santé à des organismes de réglementation (p. ex. Santé Canada), à des compagnies
affiliées à AstraZeneca Canada, et à des tierces parties pour que celles-ci
puissent offrir des services au nom d'AstraZeneca Canada aux fins décrites dans
la présente section.
- 2.3 AstraZeneca Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et divulguer
les renseignements personnels sur des personnes qui utilisent ou peuvent
utiliser les produits d'AstraZeneca Canada, à des fins commerciales légitimes,
telles que recevoir des demandes, des plaintes ou des déclarations de
manifestations indésirables concernant les produits ou services d'AstraZeneca
Canada et/ou y répondre, administrer des programmes de sensibilisation/prise en
charge sur des troubles de la santé ou des programmes semblables commandités par
AstraZeneca Canada, satisfaire à des exigences réglementaires, aviser les
personnes sur les questions liées aux produits lorsqu'il est prudent de le
faire, et vendre les produits et services d'AstraZeneca. En vue d'atteindre ces
objectifs commerciaux légitimes, AstraZeneca Canada peut, à l'occasion,
divulguer les renseignements personnels sur ces personnes à des organismes de
réglementation (p. ex. Santé Canada), à des compagnies affiliées à AstraZeneca
Canada, et à des tierces parties pour que celles-ci puissent offrir des services
au nom d'AstraZeneca Canada aux fins décrites dans la présente section.
- 2.4 AstraZeneca Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et divulguer
les renseignements personnels sur des personnes qui participent à des études
cliniques commanditées par AstraZeneca Canada à des fins de recherche et
commerciales légitimes, telles que la recherche et le développement de produits,
le besoin de répondre à des exigences réglementaires, le besoin d'aviser les
personnes sur les questions liées aux recherches lorsqu'il est prudent de le
faire, le besoin de recevoir des demandes, des plaintes ou des déclarations de
manifestations indésirables relativement aux produits d'AstraZeneca Canada et/ou
d'y répondre. En vue d'atteindre ces objectifs commerciaux légitimes,
AstraZeneca Canada peut, à l'occasion, divulguer les renseignements personnels
sur ces personnes à des organismes de réglementation (p. ex. Santé Canada), à
des compagnies affiliées à AstraZeneca Canada, et à des tierces parties pour que
celles-ci puissent offrir des services au nom d'AstraZeneca Canada aux fins
décrites dans la présente section.
- 2.5 AstraZeneca Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et divulguer
les renseignements personnels sur des employés et des employés éventuels à des
fins commerciales légitimes telles que l'évaluation des demandes d'emploi, le
recrutement, l'évaluation et la gestion du rendement, l'administration de
services liés à l'emploi notamment salaires, avantages sociaux, voyages
d'affaires, exigences réglementaires (y compris la conformité aux règlements de
Santé Canada sur les bonnes pratiques de fabrication [BPF] et la conformité de
l'entreprise aux politiques). En vue d'atteindre ces objectifs commerciaux
légitimes, AstraZeneca Canada peut, à l'occasion, divulguer les renseignements
personnels sur ses employés aux fournisseurs d'avantages sociaux, aux organismes
de réglementation (p. ex. l'Agence du revenu du Canada), à des compagnies
affiliées à AstraZeneca Canada ou à des tierces parties pour que celles-ci
puissent offrir des services au nom d'AstraZeneca Canada aux fins décrites dans
la présente section.
- 2.6 AstraZeneca Canada fera des efforts raisonnables pour préciser à la personne
auprès de laquelle on recueille des renseignements, avant le recueil ou au
moment de celui-ci, les fins auxquelles ils sont destinés. Selon la façon dont
se fait le recueil, AstraZeneca Canada pourra communiquer cette précision de
vive voix ou par écrit. Par exemple, les sujets participant à des études
commanditées par AstraZeneca Canada reçoivent un formulaire de consentement
écrit précisant que leur médecin recueillera des renseignements personnels, tels
que leur date de naissance et leur sexe, à des fins reliées à l'administration
et à la conduite de l'étude, de la recherche ou des analyses statistiques.
- 2.7 Lorsque AstraZeneca Canada utilise ou divulgue des renseignements personnels
à des fins non précisées antérieurement, elle obtiendra le consentement de la
personne concernée pour l'utilisation de cette information à cette nouvelle fin
et ce, avant d'utiliser ou de divulguer les renseignements, sauf dans les
limites permises ou requises par la loi.
- 2.8 Les personnes qui recueillent des renseignements personnels devront
expliquer à la personne concernée à quelles fins ces renseignements sont
recueillis, y compris les fins qui ne sont pas, de prime abord, évidentes pour
cette personne. Par exemple, AstraZeneca Canada expliquera clairement aux
personnes concernées qui fournissent des témoignages sur les produits
d'AstraZeneca Canada devant être distribués au public que leurs renseignements
personnels pourraient être communiqués à d'autres compagnies affiliées à
AstraZeneca Canada.
Principe 3 — Consentement
- 3.1 En général, AstraZeneca Canada obtiendra le consentement des personnes
concernées relativement au recueil, à l'utilisation et à la divulgation des
renseignements personnels au moment du recueil. Dans certains cas, le
consentement concernant l'utilisation ou la divulgation des renseignements peut
être obtenu après le recueil de ces renseignements, mais avant leur utilisation
(par exemple, quand AstraZeneca Canada veut les utiliser à des fins non
précisées antérieurement).
- 3.2 La forme du consentement, explicite ou implicite, qu'AstraZeneca Canada
cherche à obtenir peut varier selon les circonstances et la nature des
renseignements. Pour déterminer la forme que prendra le consentement,
AstraZeneca Canada doit tenir compte de la sensibilité des renseignements et des
attentes raisonnables de la personne concernée. Par exemple :
- Un employé remplissant un formulaire d'AstraZeneca Canada en rapport avec son
régime d'assurance maladie, d'assurance dentaire, d'assurance vie ou d'assurance
invalidité de longue durée peut raisonnablement s'attendre à ce que les
renseignements pertinents (numéro d'identification de l'employé, nom, date de
naissance) soient recueillis, utilisés et divulgués à des tierces parties,
conformément aux exigences du régime d'assurance maladie, d'assurance dentaire,
d'assurance vie ou d'assurance invalidité de longue durée, et ce, pour toute la
période où l'assurance est en vigueur.
- Lorsqu'elle soumet un curriculum vitæ ou présente une demande d'emploi à
AstraZeneca Canada, une personne consent implicitement au recueil des
renseignements qu'elle fournit en remplissant le formulaire. AstraZeneca Canada
peut aussi informer les candidats de l'utilisation qui sera faite des
renseignements contenus dans ce formulaire. Dans ce cas, en remplissant et en
signant le formulaire, la personne donne son consentement.
- 3.3 Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de
restrictions ou d'obligations prévues par une loi ou un contrat. AstraZeneca
Canada doit aussi recevoir un préavis raisonnable lorsqu'une personne désire
retirer son consentement. La période de temps exigée pour ce préavis dépendra de
la nature des renseignements et de l'utilisation qu'en fait AstraZeneca Canada.
AstraZeneca Canada informera la personne des conséquences d'un tel retrait.
- 3.4 AstraZeneca Canada ne peut pas, parce qu'elle lui fournit un bien ou un
service, exiger d'une personne qu'elle consente au recueil, à l'utilisation ou à
la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour
réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées. Par exemple, les
coordonnées des employés sont nécessaires à des fins d'emploi; les coordonnées
des clients d'AstraZeneca Canada sont nécessaires pour la facturation; et il est
nécessaire d'obtenir le consentement pour recueillir, utiliser et divulguer
certains renseignements sur des personnes participant à une étude clinique afin
de satisfaire aux objectifs de recherche pour lesquels on mène l'étude.
- 3.5 Il peut y avoir des cas où AstraZeneca Canada recueille, utilise ou divulgue
des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée dans
les limites permises ou exigées par la loi. Ainsi, lorsqu'on recueille des
renseignements aux fins du contrôle d'application de la loi, de la détection
d'une fraude ou de sa prévention, on peut aller à l'encontre du but visé si l'on
cherche à obtenir le consentement de la personne concernée. Il peut être
impossible ou inopportun de chercher à obtenir le consentement d'un mineur,
d'une personne gravement malade ou souffrant d'incapacité mentale. Dans ce cas,
le consentement doit être obtenu des parents, des tuteurs ou des représentants
légaux de telles personnes.
Principe 4 — Limitation de la collecte des renseignements personnels
- 4.1 AstraZeneca Canada restreindra tant la quantité que la nature des
renseignements recueillis à ceux nécessaires pour réaliser les fins déterminées.
- 4.2 Dans la mesure du possible, AstraZeneca Canada recueillera les
renseignements personnels directement des personnes concernées. Toutefois, avec
votre consentement ou dans les limites permises ou exigées par la loi,
AstraZeneca Canada peut aussi recueillir des renseignements personnels à partir
de sources externes, notamment de compagnies qui vendent des renseignements
personnels sur les professionnels de la santé, des agences d'évaluation du
crédit, des références professionnelles, des agences de commercialisation ou de
relations publiques.
Principe 5 — Limitation de l'utilisation, de la communication et de la
conservation des renseignements personnels
- 5.1 AstraZeneca Canada restreint l'utilisation et la divulgation des
renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour les fins déterminées ou
dans les limites permises ou requises par la loi.
- 5.2 AstraZeneca Canada conservera les renseignements personnels servant à
prendre une décision au sujet d'une personne suffisamment longtemps pour
permettre à la personne concernée d'exercer son droit d'accès à l'information
après que la décision a été prise.
- 5.3 AstraZeneca Canada détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements
personnels dont elle n'aura plus besoin aux fins précisées, pour satisfaire aux
exigences réglementaires ou à des fins commerciales légitimes.
Principe 6 — Exactitude
- 6.1 AstraZeneca Canada prendra des mesures raisonnables pour s'assurer que les
renseignements personnels qu'elle utilise sont exacts et complets. Si vous
voulez corriger vos renseignements personnels, vous devez en faire la demande
par écrit au chef de la protection des renseignements personnels chez
AstraZeneca Canada.
Principe 7 — Mesures de sécurité
- 7.1 AstraZeneca Canada a mis en place des mesures de sécurité visant à protéger
les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la
consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non
autorisée, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
- 7.2 La nature de ces mesures de sécurité varie en fonction du degré de
sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la
répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de
conservation. Les renseignements plus sensibles sont protégés par un plus haut
niveau de sécurité.
- 7.3 Ces méthodes de protection comprennent :
- des moyens matériels, par exemple, le
verrouillage des classeurs et la restriction de l'accès aux bureaux;
- des mesures administratives, par
exemple, des autorisations sécuritaires et un accès sélectif fondé sur le
«besoin de savoir»; et
- des mesures techniques, par exemple,
l'usage de mots de passe et du chiffrement.
- 7.4 AstraZeneca Canada a sensibilisé son personnel à l'importance de protéger le
caractère confidentiel des renseignements personnels.
Principe 8 — Transparence
- 8.1 La présente Politique sur la confidentialité et la protection des
renseignements personnels décrit les pratiques d'AstraZeneca Canada à l'égard
des renseignements personnels. Si vous visitez l'un des sites Web
d'AstraZeneca Canada, vous y trouverez la Déclaration de confidentialité
relative au site Web d'AstraZeneca Canada, expliquant nos pratiques de gestion
des renseignements personnels applicables aux sites Web.
- 8.2 Une personne doit pouvoir obtenir sans efforts déraisonnables de
l'information supplémentaire sur les politiques et pratiques d'AstraZeneca
Canada en communiquant avec le chef de la protection des renseignements
personnels chez AstraZeneca Canada. Les renseignements qu'AstraZeneca Canada
fournira sur demande comprennent :
- le nom ou la fonction de même que l'adresse
du chef de la protection des renseignements personnels;
- la description du moyen d'accès aux
renseignements personnels que possède AstraZeneca Canada;
- la description du genre de renseignements
personnels que possède AstraZeneca Canada, y compris une explication générale de
l'usage auquel ils sont destinés;
- une copie des brochures ou autres outils
d'information expliquant la politique sur la confidentialité et la protection
des renseignements personnels d'AstraZeneca Canada; et
- la définition de la nature des
renseignements personnels communiqués à des organismes connexes (p. ex., les
filiales) ou à des tiers.
Principe 9 — Accès aux renseignements personnels
- 9.1 AstraZeneca Canada peut établir un dossier renfermant les renseignements
personnels d'une personne qui sera utilisé aux fins décrites ci-dessus et
conservé à l'adresse suivante : 1004 Middlegate Road, Mississauga, Ontario,
Canada L4Y 1M4. Toute personne souhaitant accéder à ce dossier ou corriger
les renseignements personnels recueillis et conservés doit envoyer une demande
par écrit à l'adresse indiquée ci-dessus, aux soins du chef de la protection des
renseignements personnels. Nous donnerons à la personne accès à ses
renseignements personnels conformément à la loi applicable, sauf si la loi exige
de ne pas révéler les renseignements personnels sur une personne ou en interdit
la divulgation.
Principe 10 — Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des
principes
- 10.1 AstraZeneca Canada a mis en place des procédures simples et faciles d'accès qui
permettent de recevoir des plaintes ou des questions, en rapport avec sa
politique et ses pratiques sur la façon de traiter les renseignements personnels
et d'y répondre.
- 10.2 AstraZeneca Canada mettra les personnes présentant une demande de renseignements
ou déposant une plainte au courant des procédures pertinentes.
- 10.3 AstraZeneca Canada fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est
jugée fondée, AstraZeneca Canada prendra les mesures appropriées, y compris la
modification de ses politiques et de ses pratiques, s'il y a lieu.
- 10.4 Toute
personne qui n'est pas satisfaite de la réponse obtenue du chef de la protection
des renseignements personnels pourra s'adresser au bureau du Commissaire à la
protection de la vie privée du Canada à l'adresse suivante :
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Commissaire fédéral à la protection de la vie privée
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Tél. : (613) 995-8210
Sans frais : (800) 282-1376
Téléc. : (613) 947-6850
Internet : www.privcom.gc.ca
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